اسٹیک ہولڈرز کے لیے پراجیکٹس کی فہرست کا انتظام کرنا جو سبھی محسوس کرتے ہیں کہ ان کے پروجیکٹ آپ کی پوری توجہ کے مستحق ہیں۔ اگر یہ جاننا آپ کی ذمہ داری ہے کہ ترجیح کیا ہے اور بظاہر اہم منصوبوں کی لائن میں آگے کیا ہونا چاہیے، تو چار عوامل کو مدنظر رکھا جانا چاہیے: عجلت، لاگت، غیر متوقع واقعات، اور وسائل اور متبادل۔
عجلت
عجلت کو یہ فیصلہ کرنے کا بنیادی عنصر ہونا چاہئے کہ پہلے کس منصوبے پر توجہ دی جائے، لیکن پہلے عجلت کی تعریف ہونی چاہیے۔ فوائد، اور خطرے کے عوامل کیا ہیں؟ بے عملی کی قیمت کیا ہے؟ اگر پروجیکٹ نہ کرنے کی لاگت کاروبار کے لیے نقصان دہ ہے، تو آپ کا واحد متبادل آگے بڑھنا ہو سکتا ہے۔ اس کے مطابق اپنے وسائل مختص کریں اور اس وقت کا تعین کریں جو ان ترجیحی منصوبوں کو مکمل کرنے کے لیے درکار ہوگا۔
لاگت
جب لاگت ایک اہم عنصر ہو تو کیا ہوتا ہے؟ پراجیکٹ مینجمنٹ ٹول کا استعمال آپ کو اس بات کا تعین کرنے میں مدد دے سکتا ہے کہ کسی پروجیکٹ پر کتنی لاگت آئے گی، لیکن اس نمبر کا پراجیکٹ نہ کرنے کی لاگت سے موازنہ کرنا نہ بھولیں۔ (ہمیشہ ایک نہ کرنے کی لاگت ہوتی ہے۔) اگلا، آپ یہ طے کرنا چاہیں گے کہ کون سے منصوبے کم سے کم وقت میں مکمل کیے جا سکتے ہیں۔ یہ فیصلے کرنے کے لیے آپ جن ٹولز کا استعمال کر سکتے ہیں ان میں سرگرمی پر مبنی لاگت، یکساں تخمینہ، پیرامیٹرک تخمینہ اور تین نکاتی تخمینہ جیسے PERT (پروگرام کی تشخیص اور جائزہ کی تکنیک) شامل ہیں۔
اسکیلینز سبز پیاز کی طرح ہیں۔
غیر متوقع واقعات
ایک بار جب آپ نے فوری اور لاگت کے سوالات کا جواب دے دیا، تو آپ کو تجزیہ کرنے کی ضرورت ہوگی کہ غیر متوقع واقعات کس طرح فعال منصوبوں کو متاثر کرسکتے ہیں۔ کیا آئندہ پالیسی یا پروگرام میں تبدیلیوں کا منصوبہ بنایا گیا ہے؟ کیا اس منصوبے کو قطار میں شامل کرنے کے بعد سے کچھ بدلا ہے؟ اگر ایسا ہے تو، کیا ان میں سے کوئی بھی منظرنامے آپ کے منصوبوں کی عجلت یا لاگت کو بدل دے گا؟ یہ وہ تمام سوالات ہیں جن کے جوابات آپ کے کھلے پروجیکٹس کا جائزہ لیتے ہوئے دینے کی ضرورت ہے۔
وسائل اور متبادل
ایک سرگرمی پر تیر والا چارٹ آپ کو ان منصوبوں کا تعین کرنے میں مدد کر سکتا ہے جو منسلک ہو سکتے ہیں۔ کنکشنز میں ایک نقطہ نظر حاصل کرنا آپ کو وسائل کو مناسب طریقے سے مختص کرنے اور یہاں تک کہ مہارت کی بنیاد پر پروجیکٹس تفویض کرنے کے قابل بناتا ہے۔ یہ دوسرے وسائل کو آزاد کر سکتا ہے جو آپ غیر متعلقہ منصوبوں کے لیے مختص کر سکتے ہیں، جس سے قطار میں موجود منصوبوں کی رکاوٹ کو کم کرنے میں مدد ملتی ہے۔ اس کے علاوہ، تنقیدی راستے کا تجزیہ کرنا کسی پروجیکٹ کو مکمل کرنے کے لیے درکار ہر ضروری کام کا نقشہ بنانا آسان بناتا ہے۔ اس سے پروجیکٹ کے ان علاقوں کا بھی پتہ چلتا ہے جو دوسروں پر منحصر ہو سکتے ہیں۔ اگلا، دیکھیں کہ کیا اس منصوبے کو مکمل کرنے کے متبادل ہیں جیسا کہ اسے ابتدائی طور پر پیش کیا گیا تھا۔ جب شک ہو — اور اگر آپ کے پاس یہ تجزیے کرنے کے لیے بینڈوتھ نہیں ہے — تو پروجیکٹ مینیجر کی مدد لیں۔
اوپر بیان کیے گئے تمام عوامل پر غور کریں، اور پھر ایک قابل پروجیکٹ مینیجر کو آؤٹ سورسنگ کی لاگت پر غور کریں جو ایسے فیصلے کرنے میں ماہر ہو۔ یہ مہنگا لگ سکتا ہے، لیکن اپنے پہیوں کو گھمانے اور غیر فعال ہونے کی وجہ سے پھنس جانے کی قیمت زیادہ ہو سکتی ہے۔ موقع ضائع ہونے کا خطرہ بھی مہنگا ہے۔
کہانی میں مکالمہ کیسے داخل کریں۔
اپنی تنظیم کو چست اور نتیجہ خیز رہنے کے لیے بہترین پوزیشن میں رکھنا اس سے زیادہ اہم کبھی نہیں رہا۔ پروجیکٹ کی منصوبہ بندی اور انتظامی فیصلے کرتے وقت، اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ بلائنڈر نہیں پہن رہے ہیں اور کام کے ساتھ آگے بڑھنے میں ہر ایک نقطہ نظر پر غور کریں۔
