کوءی بھی پرفیکٹ نہیں. جب آپ بہت سارے کلائنٹس یا کام کرنے کی ایک لمبی فہرست کو جگا رہے ہوتے ہیں، تو کچھ ای میلز آپ کے فون میں شرمناک وقت کے لیے بغیر کھولے بیٹھ سکتے ہیں۔ اگرچہ آپ کو اپنی غلطی کا احساس ہونے کے بعد شرمندگی، گھبراہٹ یا پریشان محسوس ہو سکتا ہے، لیکن معذرت خواہانہ دیر سے ای میل کے جواب کے ذریعے ملوث شخص سے بات کر کے صورتحال کو ٹھیک کرنا ضروری ہے۔
اگر تحریری مواصلت آپ کی طاقت نہیں ہے اور آپ اس ای میل کو تیار کرنے کے لیے جدوجہد کر رہے ہیں، تو گھبرائیں نہیں! ہم مختلف حالات کے لیے چار دیر سے ای میل جوابی ٹیمپلیٹس لے کر آئے ہیں تاکہ آپ کے پاس ایک بنیادی لائن ہو کہ کس طرح مخلصانہ معذرت کے ساتھ جواب دیا جائے اور ایک ساتھ آگے بڑھنے کا منصوبہ بنایا جائے۔
مبادیات
اس سے کوئی فرق نہیں پڑتا ہے کہ دیر سے ای میل کا جواب لکھنے کی آپ کی وجہ کیا ہے، اس پیغام کو تیار کرنے کے لیے کچھ کام اور نہ کرنا ہیں۔
- پیشہ ورانہ مواصلات کے تمام مناسب عناصر کو یاد رکھیں۔ اس ای میل کا مقصد معافی مانگنا اور یہ ظاہر کرنا ہے کہ آپ اب بھی ایک پیشہ ور ہیں جس کے ساتھ کام کرنے کے قابل ہیں۔ براہ راست، مخصوص موضوع کی لائن رکھیں، پیشہ ورانہ سلام کے ساتھ شروع کریں، ہمیشہ پروف ریڈ کریں، غیر معمولی گالیوں سے گریز کریں، پیشہ ورانہ لہجہ رکھیں، اور اختتامی دستخط کے ساتھ اختتام کریں۔ جب آپ کا جواب تاخیر سے آتا ہے، تو آپ غیر منظم اور غیر پیشہ ور دکھائی دے سکتے ہیں۔ اس تصور کا مقابلہ ایک اچھی طرح سے تعمیر شدہ، سوچے سمجھے نوٹ سے کریں جو اس پر قائم ہے۔ الیکٹرانک مواصلات کے تمام پیشہ ورانہ معیارات .
- جہاں الزام ہو وہاں الزام قبول کریں۔ اس بات سے کوئی فرق نہیں پڑتا ہے کہ دیر سے ای میل کی وجہ کیا تھی — چاہے کوئی ذاتی ایمرجنسی تھی یا آپ بالکل بھول گئے — تاخیر کے لیے مخلصانہ معذرت۔ اس الزام کو قبول کرنا یہ ظاہر کرے گا کہ آپ اپنے کام کی ذمہ داری قبول کرتے ہیں اور صرف الزام کسی اور پر نہ ڈالیں۔
- کھلے اور ایماندار رہو. اگر آپ آرام دہ محسوس کرتے ہیں، تو آپ اپنی تاخیر کی وجہ بتا سکتے ہیں۔ بہت زیادہ ذاتی تفصیلات میں نہ جائیں؛ یہ کہنے کے بجائے کہ آپ کی والدہ کو کینسر کی تشخیص ہوئی ہے، بس اتنا کہہ دیں کہ آپ کو خاندان کے کسی فرد کے بارے میں کوئی بری خبر ملی ہے اور آپ اس مشکل وقت میں ان کی مدد کرنے میں مصروف ہیں۔ ہر کوئی اس حقیقت سے متعلق ہوسکتا ہے کہ زندگی میں چیزیں ہوتی ہیں۔ اپنی زندگی میں ایک چھوٹی سی جھلک دکھانا، زیادہ ظاہر کیے بغیر، انہیں اندازہ ہو سکتا ہے کہ آپ کیا گزر رہے ہیں، اور وہ زیادہ سمجھیں گے کہ آپ کہاں سے آرہے ہیں۔
- ضرورت سے زیادہ جذباتی نہ ہوں۔ اگرچہ اپنے کلائنٹ کے ساتھ ایماندار ہونا ضروری ہے، کیونکہ یہ اعتماد کو فروغ دے سکتا ہے، ایمانداری اور TMI میں فرق ہے۔ اس سے کوئی فرق نہیں پڑتا ہے کہ آپ کس چیز سے گزر رہے ہیں، پیشہ ورانہ مواصلات آپ کے مسائل کو اتارنے کی جگہ نہیں ہے۔ اپنے جواب کو چمکدار رکھیں اور غیر ضروری تفصیلات کو ہٹا دیں۔ آپ کہہ سکتے ہیں کہ آپ نے نقصان کا تجربہ کیا ہے، لیکن اس سے زیادہ مخصوص نہ کریں۔
- آپ آگے بڑھنے کے لیے کیا کرنے کا ارادہ رکھتے ہیں اس کے بارے میں اپنے اگلے اقدامات کی تفصیل دیں۔ سب سے اہم بات یہ ہے کہ اس کوتاہی کو اپنے تفصیلی منصوبے کے ساتھ مواصلت میں جوڑیں کہ اب آپ اس پروجیکٹ کو کیسے آگے بڑھائیں گے جب آپ پکڑے گئے ہیں۔ انہیں بتائیں کہ آپ کے اقدامات کیا ہیں، آپ کو ان سے کیا ضرورت ہے، اور آپ جس بھی پروجیکٹ پر کام کر رہے ہیں اس کو تیز رفتاری سے حاصل کرنے کے لیے آپ دونوں مل کر کیسے کام کر سکتے ہیں۔
کھلی اور ایماندارانہ بات چیت تقریباً کسی بھی مسئلے کو حل کر سکتی ہے۔ ایک اچھے الفاظ والا ای میل آپ کو اس پیشہ ورانہ تعلقات کو درست کرنے کے راستے پر واپس آنے میں مدد دے سکتا ہے۔
دیر سے ای میل رسپانس ٹیمپلیٹس
1. جب آپ جواب دینا بھول گئے تھے۔
ہم سب اس کے قصوروار ہیں؛ آپ ایک ای میل کھولتے ہیں، اپنے دماغ میں جواب دیتے ہیں، بعد میں جواب دینے کے لیے ایک ذہنی نوٹ بنائیں اور پھر آپ…کبھی جواب نہیں دیتے۔ جب تک آپ کو یاد ہے، آپ انہیں ایک ہفتہ یا اس سے زیادہ عرصے تک لٹکا ہوا چھوڑ رہے ہیں۔
الیکٹرک گٹار پر کتنے فریٹس ہیں؟
تو آپ جواب کیسے تیار کرتے ہیں تاکہ آپ مکمل طور پر غیر پیشہ ورانہ اور غیر منظم نظر نہ آئیں؟
وصول کنندہ -
مجھے ابھی آپ کا ای میل واپس کرنے پر بہت افسوس ہے۔ میں نے آپ کی ای میل آپ کے بھیجنے کے فوراً بعد پڑھی اور اس شام کو جواب دینا تھا۔ سب کچھ ہونے کے ساتھ، یہ بدلاؤ میں کھو گیا، اور مجھے امید ہے کہ آپ مجھے اتنی دیر سے جواب دینے پر معاف کر دیں گے۔
معافی مانگنے کے بعد، آپ ان کے ای میل کا جواب دینا جاری رکھ سکتے ہیں۔
2. جب آپ نے پروجیکٹ کی آخری تاریخ چھوٹ دی ہو۔
بعض اوقات کسی ای میل کے سست جواب کے نتیجے میں آخری تاریخ ختم ہو سکتی ہے۔ اس مثال میں، آپ کو نہ صرف معافی مانگنے کی ضرورت ہے، بلکہ ایک تبدیل شدہ ٹائم لائن کے ساتھ آنے کے لیے کلائنٹ کے ساتھ مل کر کام کرنا ہوگا جو آپ کی دونوں ضروریات کو پورا کرے۔ اپنی طرف سے حل اور تجاویز پیش کرنا یہ ظاہر کرے گا کہ آپ مسئلہ حل کرنے اور موافقت کے لیے تیار ہیں۔
وصول کنندہ -
مجھے آپ کو یہ بتاتے ہوئے افسوس ہو رہا ہے کہ میرے پاس پراجیکٹ کا یہ حصہ ابھی تک مکمل نہیں ہوا ہے اور میں نے اپنی آخری تاریخ گنوا دی ہے۔ مجھے ایک ذاتی واقعہ پیش آیا جس نے میری دستیابی کو متاثر کیا [یا] غیر متوقع پیچیدگیوں کی وجہ سے، کام کے اس مخصوص حصے میں اس سے زیادہ وقت لگا جتنا میں نے ہماری ٹائم لائن میں پہلے مختص کیا تھا۔ میں آپ کی طرف سے اس کی وجہ سے ہونے والی کسی بھی پیچیدگی کے لیے معذرت خواہ ہوں۔ مجھے یقین ہے کہ ایک وقف کوشش کے ساتھ، میں اس تاریخ تک پراجیکٹ کے اس حصے کو مکمل کر سکوں گا۔ ٹریک پر واپس آنے اور اپنی اگلی ڈیڈ لائن تک پہنچنے کے لیے، میں تجویز کرتا ہوں کہ ہم اس شخص کو لائیں جو اس پروجیکٹ کو مکمل کرنے میں ہماری مدد کرے۔
اپنی ٹائم مینجمنٹ کی مہارتوں کو سمجھنے کے لیے اس غلطی کا استعمال کریں اور مستقبل میں پیشین گوئی کریں کہ آیا آپ کو کوئی ڈیڈ لائن چھوٹ جائے گی۔ کبھی کبھی زندگی ہوتی ہے اور چیزیں سامنے آتی ہیں، لیکن اگر آپ کسی کو یہ بتا سکتے ہیں کہ آپ کو ایک توسیع کی ضرورت ہو سکتی ہے، تو وہ چیزوں کو تیزی سے بدل سکتے ہیں تاکہ آپ مل کر حل پر کام کر سکیں۔
رسیلی پودوں کی دیکھ بھال کیسے کریں
3. جب آپ ٹائم آف سے واپس آ رہے ہیں۔
جب بھی آپ کچھ دنوں کے لیے دفتر سے باہر جانے والے ہوں، تو ایک خودکار جواب ترتیب دینا اچھا عمل ہے جس میں یہ بتایا گیا ہو کہ آپ کب واپس آئیں گے، ہنگامی صورت حال میں آپ سے کیسے رابطہ کیا جا سکتا ہے، اور وہ کس سے رابطہ کر سکتے ہیں۔ اس دوران فوری جواب کے لیے۔ تاہم، اگر آپ غیر متوقع طور پر باہر ہو گئے تھے یا صرف بھول گئے تھے، تو آپ کے ان باکس میں بیٹھے فوری پیغامات کا جواب دینے کا یہ ایک اچھا طریقہ ہے۔
وصول کنندہ -
آپ کے ای میل کے لیے آپ کا بہت شکریہ! میں جواب میں تاخیر کے لیے معذرت خواہ ہوں۔ میں [اس تاریخ] سے لے کر آج صبح تک ذاتی معاملات میں شرکت کے لیے دفتر سے باہر تھا، لیکن اب میں دستیاب ہوں اور آپ کے سوال کا جواب دینے میں خوش ہوں۔
اگر آپ کلائنٹ کے قریب ہیں تو آپ اپنی غیر موجودگی کی مزید خاص وجہ بتا سکتے ہیں، لیکن آپ اپنے آپ کو آرام دہ محسوس کرنے کے لیے ضروری طور پر مبہم رہ سکتے ہیں۔
اس کھولنے کے بعد، آپ اپنے کلائنٹ کو مطلوبہ معلومات دے سکتے ہیں۔
4. جب آپ پروجیکٹ کی شرائط کو مزید پورا نہیں کر سکتے
ہنگامی حالات ہوتے ہیں۔ خاندان کے افراد انتہائی بیمار پڑ جاتے ہیں، کسی عزیز کا انتقال ہو جاتا ہے، آپ کا حادثہ ہو جاتا ہے اور آپ ہسپتال تک محدود رہتے ہیں۔ کبھی کبھی، زندگی کام کی راہ میں حائل ہو جاتی ہے اور آپ محض ایک پروجیکٹ کو مکمل نہیں کر پاتے جس کو ختم کرنے کا آپ نے وعدہ کیا تھا۔
جب آپ کو کسی ای میل کا جواب دینے میں دیر ہو جاتی ہے اور آپ کو انہیں بتانا پڑتا ہے کہ آپ اس پروجیکٹ کو مزید آگے نہیں لے سکتے، موضوع کو احسن طریقے سے سنبھالنا اور حل پیش کرنا جہاں آپ کر سکتے ہیں کلیدی بات ہے۔
یہاں ایک مثال ای میل ہے جسے آپ اپنی صورت حال کی وضاحت کے لیے ایڈجسٹ کر سکتے ہیں۔
وصول کنندہ -
حال ہی میں، میں نے اپنی ذاتی زندگی میں ایک تباہ کن واقعہ کا تجربہ کیا ہے جس نے میری کام کرنے کی صلاحیت کو نمایاں طور پر متاثر کیا ہے۔ اس ایونٹ کی وجہ سے، میں اب آپ کے پروجیکٹ کو مناسب طریقے سے مکمل نہیں کر پاؤں گا۔ مستقبل قریب کے لیے، میں نے اپنے خاندان کی مدد کے لیے وقت نکالنے کا فیصلہ کیا ہے، اور میں آپ کیپروجیکٹ
میری جگہ، میں اس شخص کو کام سنبھالنے کی انتہائی سفارش کرتا ہوں۔ میں نے انہیں آپ کے پراجیکٹ کی تفصیلات پر کر دیا ہے اور انہیں اس ای میل پر کاپی کر دیا ہے تاکہ آپ دونوں پروجیکٹ میں درکار اگلے اقدامات کے بارے میں بات کرنا شروع کر سکیں۔ اس شخص کے پاس اس شعبے کا وسیع تجربہ ہے اور مجھے لگتا ہے کہ آپ ان کے ساتھ کام کرنے سے واقعی لطف اندوز ہوں گے۔
کاپی کریں۔ جس نئے شخص کو آپ کام سنبھالنے کی سفارش کر رہے ہیں۔ ای میل میں تاکہ آپ کا کلائنٹ فوری طور پر ان کے ساتھ کام کرنا شروع کر سکے۔ ایسا کرنے سے ہر کسی کو جلد از جلد اس پروجیکٹ کو شروع کرنے میں مدد ملے گی جہاں سے آپ نے چھوڑا تھا۔
habanero مرچ کے ساتھ کیا کرنا ہے
پروجیکٹ کی منتقلی میں آپ کو جتنا کام کرنا پڑے گا اس کا بہت زیادہ انحصار اس کام کی قسم پر ہوگا جو آپ کر رہے تھے۔ اگر آپ فری لانس ویڈیو گرافر تھے اور اب ایونٹ کا احاطہ نہیں کر سکتے ہیں، تو آپ نئے فری لانس کو ایونٹ کی تفصیلات اور کلائنٹ کی توقعات کے بارے میں آسانی سے مطلع کر سکتے ہیں تاکہ وہ وہاں سے شوٹ سنبھال سکیں۔ اگر آپ اس پروجیکٹ کو اپنی کمپنی میں کسی دوسرے شخص کو منتقل کر رہے ہیں، تو امید ہے کہ وہ آپ کی ملازمت کی تفصیل اور اس وقت کے لیے وہ کلائنٹ سے واقف ہوں گے۔
اپنے دیر سے ای میل کے جواب کو ایماندار رکھیں
یہاں تک کہ اگر آپ کو جواب دینے میں کئی دن لگ گئے ہیں، تو سب سے اہم چیز جو آپ تعلقات کو بچانے کے لیے کر سکتے ہیں وہ ہے اپنی بات چیت کے ساتھ کھلا اور ایماندار ہونا۔ لوگ ایمانداری کی قدر کرتے ہیں، اور تاخیر کے لیے حقیقی معافی ایک مضبوط پیغام بھیجتی ہے کہ آپ اپنی غلطیوں کو ٹھیک کرنے کے لیے تیار ہیں۔
مستقبل میں، یہ یاد رکھنے کی کوشش کریں کہ مختصر جواب خاموشی سے بہتر ہے۔ اگر آپ کے پاس مکمل جواب بھیجنے کا وقت نہیں ہے، تو ایک فوری ای میل بھیجیں کہ آپ کو ان کا پیغام مل گیا ہے اور جلد ہی ان سے تفصیل سے بات کرنے کے منتظر ہیں۔ پھر، اپنے فون پر ایک یاد دہانی ترتیب دیں تاکہ آپ کو جواب دینے کا اشارہ ملے جب آپ کے پاس زیادہ وقت ہو۔ یہ جانتے ہوئے کہ انہیں فراموش نہیں کیا گیا ہے، لیکن آپ کسی اور چیز کو سنبھالنے کے بیچ میں ہیں، یہ پیغام بھیجتا ہے کہ آپ کی پرواہ ہے۔ جواب دینے سے گریز نہ کریں؛ ایک فوری پیغام بھیجنے میں صرف ایک لمحہ لگنا ایک فرق کی دنیا بنا سکتا ہے۔
