زیادہ تر کاروباری مالکان اپنی کمپنی کے روزمرہ کے کاموں کے حصوں کو آؤٹ سورس کرنے کا انتخاب کرتے ہیں۔ سب کے بعد، تمام فرموں میں گھر میں ہر چیز کو سنبھالنے کی صلاحیت نہیں ہوتی ہے۔ اکاؤنٹنگ سے لے کر مارکیٹنگ تک، بہت سے مختلف کام ہیں جنہیں آؤٹ سورس کیا جا سکتا ہے۔ سب سے زیادہ مقبول میں سے ایک استقبالیہ سروس ہے. ذیل میں، ہم آپ کے ورچوئل ریسپشنسٹ کے ساتھ بہترین تعلق کو برقرار رکھنے کے لیے کچھ سرفہرست نکات پر ایک نظر ڈالتے ہیں۔
بہت ہیں ورچوئل ریسپشنسٹ کے فوائد. اس میں یہ حقیقت شامل ہے کہ آپ اس سروس کا استعمال اس وقت کر سکتے ہیں جب آپ کو اس کی ضرورت ہو، مطلب کہ اگر آپ کام پر واقعی مصروف وقت سے گزر رہے ہیں، تو آپ کا ورچوئل ریسپشنسٹ آپ کی کالوں کا جواب دینے کے لیے حاضر ہوگا۔ آپ اپنی کمپنی کے بنیادی حصے پر توجہ مرکوز کرتے ہوئے بہت زیادہ اعلی درجے کی کسٹمر سروس بھی فراہم کر سکتے ہیں، یعنی آپ کو کیا پیسہ کماتا ہے۔ اس کے علاوہ، آئیے اس کا سامنا کریں، جب آپ کسی کام پر توجہ مرکوز کرنے کی کوشش کر رہے ہوتے ہیں اور آپ کو فون کا جواب دینے کے لیے سب کچھ چھوڑنا پڑتا ہے تو یہ کتنا پریشان کن ہوتا ہے؟
یہ دیکھنا مشکل نہیں ہے کہ بہت سارے کاروباری مالکان استقبالیہ خدمات کو آؤٹ سورس کرنے کا فیصلہ کیوں کرتے ہیں۔ تاہم، اوپر بیان کردہ فوائد کا تجربہ کرنے کے لیے، آپ کو اپنے ورچوئل ریسپشنسٹ کے ساتھ اچھے تعلقات کو برقرار رکھنے کی ضرورت ہے۔ بہت سے طریقے ہیں جن سے آپ یہ کر سکتے ہیں۔ سب سے پہلے، باقاعدگی سے ملاقاتوں کا شیڈول کرنا ایک اچھا خیال ہے۔ یہ ملاقاتیں ہو سکتی ہیں۔ سکائپ یا ٹیلی فون. وہ اس بات کو یقینی بنائیں گے کہ ہر کوئی ٹریک پر ہے، مضبوط تعلقات استوار کرے گا، اور آپ کو آنے والے منصوبوں کی منصوبہ بندی کرنے کی صلاحیت فراہم کرے گا۔
اس کے علاوہ، یہ تسلیم کرنا ضروری ہے کہ آپ کا ورچوئل ریسپشنسٹ آپ کے دماغ کو نہیں پڑھ سکتا۔ ہر کاروباری اور کاروبار کا کام کرنے کا اپنا طریقہ ہے، اور اس لیے یہ بتانا ضروری ہے کہ آپ کے لیے کیا اہم ہے اور آپ کی نظر میں کیا کام ہے۔ آپ کا ورچوئل ریسپشنسٹ آپ کی ضروریات کو پورا کرے گا۔ واضح توقعات رکھنا بھی ضروری ہے۔ آپ کو اس بات کا تعین کرنے کی ضرورت ہے کہ آپ اپنے کاروبار کے اس حصے کو آؤٹ سورس کرکے کیا حاصل کرنا چاہتے ہیں۔
درحقیقت، تعلقات کے متعدد عوامل ہیں جو اس قسم کی خدمت کو آؤٹ سورس کرنے کی کامیابی پر اثر انداز ہوں گے۔ اس میں ثقافتی فٹ اور معاہدے کی لچک شامل ہے۔ بہر حال، آپ کے کاروبار کی ترقی کے ساتھ ہی مطالبات میں تبدیلی کا امکان ہے۔ دیگر عوامل میں سکیل کا معاہدہ اور شامل ہیں۔ مواصلات . اوور کمیونیکیشن اتنا ہی برا ہو سکتا ہے جتنا کوئی مواصلت نہیں، اس لیے اسے ذہن میں رکھیں۔
کہنے کی ضرورت نہیں، آؤٹ سورس کرنے کے لیے ایک اچھے پارٹنر کا انتخاب کرناپہلی جگہ میں ایک بڑا فرق پڑتا ہے. یقینی بنائیں کہ ان کے پاس صنعت میں کافی تجربہ ہے اور وہ اپنے کردار میں اہل ہیں۔ انہیں گاہک پر توجہ مرکوز کرنے اور کلائنٹ کی سمجھ رکھنے کی بھی ضرورت ہے، یعنی آپ کے بنیادی عقائد اور اقدار۔ اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ جس ورچوئل ریسپشنسٹ کا انتخاب کرتے ہیں وہ مسلسل بہتر ہو رہا ہے اور انڈسٹری میں بھی اس کی اچھی ساکھ ہے۔
شراب کا ایک معیاری گلاس کتنا ہے؟
تمام چیزوں پر غور کیا جائے تو اس سے انکار نہیں کیا جا سکتا کہ چھوٹے کاروباروں کے لیے ورچوئل ریسپشنسٹ کو آؤٹ سورس کرنے سے بہت سے فوائد وابستہ ہیں۔ تاہم، آپ کو احتیاط کے ساتھ ایک استقبالیہ فرم کا انتخاب کرنے کی ضرورت ہے، اور آپ کو اس بات کو یقینی بنانا ہوگا کہ آپ کے ساتھ کام کرنے والے اچھے تعلقات ہیں، جس میں موثر مواصلت شامل ہو اور واضح مقاصد قائم ہوں۔
