ہر کوئی اپنے کام کی کارکردگی پر رائے حاصل کرنے کے امکان سے لطف اندوز نہیں ہوتا ہے۔ یہاں تک کہ سب سے زیادہ شاندار ملازمین کے لیے، یہ معلوم نہیں کہ ان کا باس سالانہ کارکردگی کے جائزے میں ان کے بارے میں کیا کہے گا، پریشانی پیدا کر سکتی ہے۔ اس لیے اپنے ملازمین کے لیے قابل احترام، دیانت دار اور منصفانہ کارکردگی کا جائزہ لکھنا انتہائی ضروری ہے۔ اس سے کوئی فرق نہیں پڑتا ہے کہ آپ کیا لکھتے ہیں، اسے شفقت کے ساتھ فراہم کریں.
کارکردگی کا جائزہ لکھنا باس کے لیے بھی دباؤ کا باعث ہو سکتا ہے۔ آپ کسی کو ان کی ملازمت کی تفصیل کے ان علاقوں کے بارے میں کس طرح تدبیر سے بتا سکتے ہیں جہاں وہ نشان سے محروم رہے؟ آپ کسی کو کس طرح واضح طور پر بیان کر سکتے ہیں کہ وہ اپنی کارکردگی کو کس طرح بہتر بنا سکتے ہیں؟
سورج چاند نشانی کیلکولیٹر
کارکردگی کا جائزہ تیار کرتے وقت ان سے بچنے کے لیے کچھ تجاویز، بہترین طریقے اور چیزیں یہ ہیں جو آپ کے ملازمین کو اعتماد کے ساتھ آگے بڑھنے اور بہتر بنانے میں مدد کریں گی۔
کارکردگی کا جائزہ لینے کے فوائد
ملازمین کی کارکردگی کے جائزوں کو ایک مثبت تجربے کے طور پر دیکھا جانا چاہیے کیونکہ وہ کمپنی کی صحت میں اہم کردار ادا کرتے ہیں۔ مینیجرز اور ملازمین کے لیے یہ ایک موقع ہے کہ وہ ان طریقوں پر بات کریں جو کمپنی اپنا سکتی ہے تاکہ مستقبل میں زیادہ مؤثر طریقے سے کامیابی حاصل کی جا سکے۔ آپ کو ملازم، مینیجر، اور مجموعی طور پر کمپنی کی طاقتوں اور کمزوریوں کو دیکھنے کو ملتا ہے۔
ایک کامیاب کارکردگی کا جائزہ یہ ہوگا:
- آجر کے لیے مفید: کارکردگی کا جائزہ ایک گفتگو ہونا چاہیے۔ ملازم کو کھل کر اظہار کرنے کا موقع فراہم کیا جانا چاہئے کہ وہ کس طرح سوچتے ہیں کہ ٹیم اور کمپنی زیادہ مؤثر طریقے سے کام کر سکتی ہے۔ آپ کو اس بارے میں ایک تازہ نقطہ نظر سننے کو ملتا ہے کہ ملازم کے نقطہ نظر سے کیا کام نہیں کر رہا ہے۔
- ملازم کے لیے مفید: ایک اچھی طرح سے لکھا ہوا جائزہ ملازم کو اس اچھے کام کی توثیق دیتا ہے جو وہ کر رہے ہیں اور تعمیری رائے دیتا ہے کہ وہ کس طرح بہتر بنا سکتے ہیں۔ اس سے انہیں پیشہ ورانہ طور پر بڑھنے میں مدد ملے گی اور انہیں کام کرنے کے لیے واضح اہداف ملیں گے۔ اس سے انہیں اپنے کیریئر کی خاطر اور کمپنی کے اثاثے کے طور پر خود کو بہتر بنانے میں مدد ملے گی۔
- کمپنی کے لیے مفید: ان جائزوں کے ذریعے، انتظامیہ اور ملازمین کو یہ دیکھنے کا موقع ملتا ہے کہ وہ کس طرح مجموعی طور پر بہتر بنانے کے لیے مل کر کام کر سکتے ہیں۔ انتظامیہ کو یہ دیکھنے کو ملتا ہے کہ لوگ پورے بورڈ میں کس طرح کر رہے ہیں، انفرادی سطح پر اور کارپوریٹ سطح پر بھی۔ اس کے بعد وہ مسائل کے علاقوں کو حل کرنے اور کامیابیوں سے فائدہ اٹھانے کے لیے ایک گیم پلان تیار کر سکتے ہیں۔
جائزے اچھے طریقے سے کیے گئے کام کے لیے شکریہ اور مجموعی طور پر کمپنی کے لیے بہتری کے لیے ایک روڈ میپ ہیں۔
کھانا پکانے کے لئے اچھی شراب کیا ہے؟
کارکردگی کا جائزہ لینے کا عمل
کافی بڑی کمپنی میں، کارکردگی کی تشخیص کا انتظام ہیومن ریسورس (HR) ڈیپارٹمنٹ پر ہوگا۔ HR لیڈر جائزہ لینے والے شخص اور جائزہ لینے والے شخص دونوں کو وقت سے پہلے جائزہ فارم دے گا۔ جس شخص کا جائزہ لیا جا رہا ہے وہ خود تشخیص مکمل کرے گا، اس بات پر تبصرہ کرے گا کہ اس نے اس سال کامیابی کے ساتھ کیا کیا اور ان شعبوں کو نوٹ کیا جہاں انہیں یقین ہے کہ وہ رہنمائی اور تربیت سے بہتر ہو سکتے ہیں۔
کاروبار کے سائز اور ساخت پر منحصر ہے، یہ ہر صنعت میں مختلف نظر آئے گا۔ صرف مٹھی بھر ملازمین کے ساتھ ایک چھوٹی کمپنی کے لیے، مینیجر یا یہاں تک کہ مالک جائزوں کا انتظام کرنے کے لیے ایک اچھا شخص ہے۔ جو بھی جائزہ دیتا ہے اسے اعلیٰ انتظامی عہدے پر ہونا چاہیے اور اس کا روزانہ کی بنیاد پر ان ملازمین سے رابطہ ہونا چاہیے جن کا وہ جائزہ لے رہے ہیں۔ بعض اوقات، ٹیم کے اراکین ایک دوسرے کے ساتھ تعاون کے ساتھ جائزہ لینے کے عمل میں جائزہ لیں گے۔ یہ نقطہ نظر اچھی طرح سے کام کرتا ہے جب ساتھی ایک دوسرے کے ساتھ زیادہ قریب سے کام کرتے ہیں کسی کے مقابلے میں کسی انتظامی عہدے پر۔
کارکردگی کا جائزہ لکھتے وقت جن چیزوں سے پرہیز کرنا چاہیے۔
جائزے لکھتے وقت، بہترین طریقے ہیں اور ایسی مشکل تکنیکیں ہیں جو غیر پیداواری جائزہ کا باعث بنتی ہیں۔ جائزہ لینے کے عمل پر کام کرتے وقت یہاں کچھ چیزوں سے پرہیز کرنا ہے۔
- مت کرو تعمیری رائے کے بغیر منفی کی نشاندہی کریں۔ اگر آپ کسی ملازم کو کہتے ہیں کہ وہ کچھ خراب یا غلط کر رہا ہے، تو آپ کو اسے کرنے کا سب سے مؤثر یا صحیح طریقہ بتانا ہوگا۔ اگر آپ انہیں بہتر بنانے کے ٹھوس طریقے نہیں دیتے ہیں اور وہ اوزار جن کی انہیں کامیاب ہونے کی ضرورت ہے۔ یہ توقع نہ کریں کہ اگلی بار جب ملازم کا جائزہ لیا جائے گا تو اس کی کارکردگی کچھ مختلف ہوگی۔ اگر آپ کے پاس مخصوص عمل کا خاکہ بنانے کے لیے وقت نہیں ہے، تو یقینی بنائیں کہ آپ نے کسی ایسے شخص کے ساتھ فالو اپ اپائنٹمنٹ ترتیب دی ہے جو انہیں سکھا سکے۔
- مت کرو گفتگو پر غلبہ حاصل کریں۔ بات چیت کے دوران ملازم کی مصروفیت ہونی چاہیے۔ جب آپ کو ملازم کی کارکردگی پر گفتگو کرتے وقت بات چیت کو آگے بڑھانا چاہئے، کمپنی کے ڈھانچے اور آپ کے انتظامی انداز کے بارے میں وہ کیا کہتے ہیں اس کو قبول کریں۔ کوئی بھی کمپنی کے عمل اور ڈھانچے کو نہیں جانتا ہے جیسا کہ کوئی شخص جو اسے ہر روز نیویگیٹ کرتا ہے، اور وہ اس پر رائے دینے کے لیے اچھی طرح سے لیس ہیں کہ کیا کام کرتا ہے اور کیا نہیں کرتا۔ اور اگر آپ ان کی تنقید سننے کے لیے تیار نہیں ہیں، تو وہ آپ کی پیش کردہ تنقید میں کتنا ذخیرہ رکھیں گے؟
- مت کرو پر ڈھیر. یہاں تک کہ بدترین کارکردگی کا مظاہرہ کرنے والے ملازم کے لیے بھی، آپ کا کامیاب جائزہ نہیں لیا جا سکتا اگر آپ کا صرف آدھا گھنٹہ ہے کہ وہ انہیں سب کچھ بتا دے جو وہ غلط کر رہے ہیں۔ پورے جائزے کے دوران وقفے وقفے سے، یقینی بنائیں کہ آپ ان چیزوں کو نوٹ کرتے ہیں جو وہ صحیح طریقے سے کر رہے ہیں۔ اگر وہ محسوس کرتے ہیں کہ آپ ان میں جو کچھ دیکھتے ہیں وہی منفی ہیں، تو انہیں مستقبل میں بہتری لانے کے لیے کیوں حوصلہ افزائی کرنی چاہیے؟ ان چیزوں کو گروپ کرنے کی کوشش کریں جن پر وہ کام کر سکتے ہیں مخصوص زمرہ جات میں تاکہ آپ نٹ-پککی تفصیلات پر توجہ نہ دیں۔ انہیں ان شعبوں کا ایک وسیع جائزہ دیں جن پر توجہ کی ضرورت ہے اور ان کے غلط کاموں کا خاکہ پیش کرنے کے بجائے، وہ کس طرح بہتر کر سکتے ہیں اس پر حل پیش کریں۔
کارکردگی کا جائزہ لکھتے وقت شامل کرنے کی چیزیں اب جب کہ آپ کو ان چیزوں کا اندازہ ہے جن سے بچنا ہے، یہاں آپ کے جائزے میں شامل کرنے کے لیے کچھ بہترین طریقے ہیں۔
- مثبت کے ساتھ جائزے کو بک اینڈ کریں۔ یہاں تک کہ اگر آپ محسوس کرتے ہیں کہ ملازم نے کوئی بھی قیمتی کام نہیں کیا ہے، اگر آپ چاہتے ہیں کہ وہ آپ کے تاثرات کو سنیں اور برقرار رکھیں، ان کے حوصلے کو برقرار رکھنے کے لیے آپ کو تعریف کے ساتھ شروع اور ختم کرنے کی ضرورت ہے۔ . اگر آپ بات چیت کا آغاز منفی کے ساتھ کرتے ہیں، تو ملازم بند کر سکتا ہے اور جائزے کا ایک لفظ بھی نہیں سن سکتا۔ اگر یہ محسوس ہوتا ہے کہ وہ منفی کے بعد صرف منفی سن رہے ہیں، تو وہ تمام آراء کو سنبھالنے اور ہضم کرنے کے قابل نہیں ہوں گے۔ کم از کم، بات چیت شروع کرنے کے لیے انہیں کچھ مثبت اور میٹنگ کو ختم کرنے کے لیے کچھ اچھا دیں۔ اگر وہ بیکار محسوس کرتے ہوئے وہاں سے چلے جاتے ہیں، تو ان میں بہتری کی تحریک یا صلاحیت نہیں ہوگی۔
- تعمیری آراء پر عمل کرنے کے ٹھوس طریقے بتائیں۔ بہتری کے لیے ملازم کے شعبوں پر بات کرتے وقت، یقینی بنائیں کہ آپ یہ بتاتے ہیں کہ وہ کس طرح بہتر کر سکتے ہیں۔ اگر آپ لکھتے ہیں کہ ملازم رپورٹیں لکھنے میں برا ہے، تو اسے ٹھیک سے بتائیں کہ اچھی کیسے لکھی جائے۔ ہوسکتا ہے کہ وہ کسی چیز میں بہت اچھے نہ ہوں کیونکہ انہیں کبھی بھی ایسا کرنے کا صحیح طریقہ نہیں دکھایا گیا ہے۔ منفی آراء کی خاطر منفی رائے ملازم کو مستقبل میں بڑھنے کا کوئی راستہ نہیں دیتی۔
- عددی یا حروف تہجی کی کارکردگی کی درجہ بندی دیں۔ یہ طریقہ ہر صنعت کے لیے کام نہیں کر سکتا۔ کچھ لوگوں کے دماغ متن کے ساتھ ساتھ نمبروں کے بلاک پر کارروائی نہیں کرتے ہیں۔ اگر آپ کے پاس درجہ بندی کا ایک متعین نظام ہے، تو ایک ملازم کو واضح اندازہ ہو سکتا ہے کہ وہ کہاں کھڑا ہے۔ اگر آپ کی صنعت میں مقداری معیارات ہیں، تو یہ درجہ بندی کے نظام پیدا کرنا آسان ہیں۔ اگر آپ سیلز میں کام کرتے ہیں، تو شاید ایک ماہ میں اوسطاً 100 سیلز ہونا ایک A ہے۔ اگر آپ کسٹمر سروس میں کام کرتے ہیں، تو آپ اس بات پر کامیابی کے بیرومیٹر کی بنیاد رکھ سکتے ہیں کہ ایک کیشئر کتنی جلدی اشیاء کو اسکین کر سکتا ہے۔ ان صنعتوں میں جہاں آپ کو مقداری ڈیٹا تک رسائی حاصل ہے، شاید درجہ بندی کا نظام ترتیب دینے سے ملازمین کو بہتر اندازہ ہو سکتا ہے کہ کمپنی کے معیارات کے مطابق ان کی کارکردگی کتنی اچھی ہے۔
- ایماندار ہو لیکن معقول ہو۔ ایک ملازم اس وقت بہتر نہیں ہوگا جب اس کا جائزہ صرف چمکدار تعریفوں پر مشتمل ہو۔ انہیں ایماندارانہ رائے دینا اپنے آپ میں ایک تعریف ہے۔ یہ ظاہر کرتا ہے کہ آپ ایک پیشہ ور کے طور پر ان کی ترقی اور بہتری کی صلاحیت پر یقین رکھتے ہیں۔ اگر آپ کا ملازم اسپیکٹرم کے مخالف سرے پر ہے، تو وہ بہتر نہیں ہو سکتا اگر جائزہ لینے میں آپ کو صرف آدھے گھنٹے کا وقت ہے کہ آپ ان کو دھکیل رہے ہیں۔ اپنے تمام ملازمین کے لیے مثبت اور منفی پر توجہ مرکوز کریں تاکہ وہ سب بہتر کر سکیں اور تنقید کے لیے قبول کر سکیں۔
یہاں سے کہاں جانا ہے۔ کارکردگی کا جائزہ ایک ہی بات چیت نہیں ہونا چاہئے؛ یہ آپ کے ملازمین، انتظامیہ اور کمپنی کے ڈھانچے کے لیے ترقی کا آغاز ہے۔ اہداف طے کرنے اور تعمیری رائے دینے کے لیے وقت نکالنا ضروری ہے تاکہ ملازم کے پاس اپنی کارکردگی کو بہتر بنانے کے لیے کچھ اور ٹھوس طریقے ہوں۔
ایک فلم کا خلاصہ کیا ہے؟
مثالی طور پر، کارکردگی کی تشخیص میں کچھ بھی نہیں کہا گیا ملازم کے لیے حیران کن ہونا چاہیے۔ انتظامیہ اور ملازمین کے درمیان مناسب مواصلاتی ذرائع سال بھر کھلے رہنے چاہئیں، سال میں صرف ایک بار نہیں۔ سرکاری جائزہ صرف ایک ایسا طریقہ ہے جس سے سال کا جائزہ لیا جائے جس سے تمام فریقین کو ایک ٹیم کے طور پر مل کر آگے بڑھنے کا واضح روڈ میپ ملتا ہے۔
